Politique de confidentialité

SMD Formation

Site web : https://smdformations.fr
Date de dernière mise à jour : 13 octobre 2025

Préambule

La présente politique de confidentialité a pour objet de vous informer de manière détaillée sur la manière dont le site https://smdformations.fr (ci-après « le Site ») collecte, utilise, conserve et protège vos données personnelles.

SMD Formation est une association déclarée (loi 1901) inscrite au Répertoire National des Associations sous le numéro W932013012, dont le siège social est situé au 11 rue de Reims, 93290 Tremblay-en-France.

  • SIREN : 987 548 245
  • SIRET : 987 548 245 00016
  • Activité : Organisme de formation (code APE 85.59B – Autres enseignements)
  • Appartenance au champ de l’ESS : Oui

La protection de vos données est une priorité pour nous, et nous mettons tout en œuvre pour garantir la transparence de nos pratiques conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

En utilisant le Site, vous acceptez pleinement les pratiques décrites dans cette politique de confidentialité. Nous vous encourageons à lire attentivement ce document pour comprendre comment vos informations sont gérées.

Responsable du traitement des données

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur le Site est :

SMD Formation
Association déclarée
11 rue de Reims
93290 Tremblay-en-France
Email : vae@smd-formation.fr / bdc@smd-formation.fr
Téléphone : 06 61 55 60 96

Données collectées

Lors de votre navigation sur le Site ou de l’utilisation des services proposés, nous pouvons être amenés à collecter différentes catégories de données personnelles, notamment les suivantes :

Informations d’identification

  • Nom et prénom
  • Adresse électronique
  • Numéro de téléphone
  • Adresse postale
  • Date de naissance (pour les inscriptions à certaines formations)
  • Niveau d’études et diplômes (dans le cadre des dossiers de formation)

Ces informations sont collectées lorsque vous :

  • Remplissez un formulaire de contact ou de demande d’information
  • Vous inscrivez à une formation
  • Créez un compte sur notre plateforme de formation
  • Envoyez une candidature spontanée

Données de connexion et de navigation

  • Adresse IP
  • Type et version du navigateur utilisé
  • Système d’exploitation
  • Pages consultées et durée de navigation
  • Date et heure de connexion
  • Origine de la connexion (site référent)
  • Interactions avec le Site

Informations relatives aux formations

  • Parcours de formation suivi ou envisagé
  • Résultats et évaluations
  • Attestations et certificats obtenus
  • Présence et assiduité
  • Dossiers de financement (OPCO, Pôle Emploi, etc.)

Informations de paiement

Lorsque vous effectuez des achats ou réglez des formations, certaines informations financières peuvent être collectées, telles que :

  • Coordonnées bancaires (carte bancaire, RIB)
  • Informations de facturation

Important : Ces informations sont traitées de manière sécurisée par nos prestataires de paiement certifiés PCI-DSS et ne sont jamais stockées directement sur nos serveurs.

Données de financement

  • Informations relatives à votre situation professionnelle (statut, employeur)
  • Numéro de Pôle Emploi ou autre organisme de financement
  • Documents justificatifs nécessaires au montage des dossiers de financement

Finalités du traitement des données

Les données collectées sur le Site sont utilisées pour les finalités suivantes :

Gestion des formations

  • Traiter vos demandes d’information et de documentation
  • Gérer vos inscriptions aux formations
  • Organiser et dispenser les formations
  • Suivre votre progression pédagogique
  • Délivrer les attestations et certificats de formation
  • Gérer les évaluations et les enquêtes de satisfaction

Gestion administrative et comptable

  • Établir les conventions de formation
  • Gérer la facturation et les paiements
  • Constituer et suivre les dossiers de financement (OPCO, CPF, Pôle Emploi, etc.)
  • Respecter nos obligations légales et réglementaires en matière de formation professionnelle

Gestion de votre compte utilisateur

  • Créer et gérer votre espace personnel
  • Vous permettre d’accéder à vos documents de formation
  • Assurer la sécurité de votre compte

Communication et marketing

  • Vous envoyer des newsletters et informations sur nos formations (avec votre consentement)
  • Vous transmettre des offres promotionnelles
  • Vous informer de l’actualité de notre organisme
  • Recueillir vos avis et témoignages pour améliorer nos services

Amélioration de nos services

  • Analyser l’utilisation du Site pour améliorer l’expérience utilisateur
  • Personnaliser les contenus en fonction de vos besoins
  • Réaliser des statistiques anonymisées

Sécurité

  • Assurer la sécurité du Site et de nos systèmes d’information
  • Prévenir et détecter les fraudes
  • Respecter nos obligations légales

Base légale du traitement

Conformément au RGPD, les traitements de données personnelles sont fondés sur les bases légales suivantes :

  • Votre consentement : pour l’envoi de newsletters, d’offres commerciales et l’utilisation de cookies non essentiels
  • L’exécution d’un contrat : pour la gestion de vos inscriptions, le suivi pédagogique et la facturation
  • Le respect d’obligations légales : pour la conservation des documents comptables, fiscaux et relatifs à la formation professionnelle
  • L’intérêt légitime : pour l’amélioration de nos services et la sécurité du Site

Nous nous assurons que chaque traitement de données repose sur une base légale appropriée et que vos droits sont respectés à tout moment.

Destinataires des données

Vos données personnelles peuvent être partagées avec les destinataires suivants :

Personnel habilité de SMD Formation

Les données sont accessibles aux membres de notre équipe strictement dans le cadre de leurs missions (direction, formateurs, service administratif).

Prestataires de services

Nous faisons appel à des prestataires externes sélectionnés avec soin pour :

  • L’hébergement du Site et des données
  • L’envoi d’emails et de newsletters
  • Le traitement des paiements (prestataires certifiés PCI-DSS)
  • La gestion de notre plateforme de formation en ligne
  • L’analyse statistique du Site

Ces prestataires sont contractuellement tenus de respecter la confidentialité de vos informations et de ne les utiliser que dans le cadre strict des services qui leur sont confiés. Nous nous assurons qu’ils mettent en œuvre des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos données.

Organismes de financement

Dans le cadre de la constitution et du suivi de vos dossiers de formation, vos données peuvent être transmises à :

  • Les OPCO (Opérateurs de Compétences)
  • Pôle Emploi
  • La Caisse des Dépôts et Consignations (pour le CPF)
  • Les Régions et autres financeurs publics
  • Votre employeur (dans le cadre du plan de développement des compétences)

Autorités compétentes

En cas d’obligation légale, vos données peuvent être communiquées aux autorités administratives, judiciaires ou fiscales.

Sous-traitants

Certains de nos sous-traitants peuvent accéder à vos données dans le cadre strict de leurs prestations. Des contrats de sous-traitance conformes au RGPD sont signés avec chacun d’eux.

Important : Nous ne vendons, ne louons et ne partageons jamais vos données personnelles à des fins commerciales avec des tiers non autorisés.

Transfert de données hors de l’Union Européenne

Dans la mesure du possible, nous privilégions des prestataires situés dans l’Union Européenne. Si vos données devaient être transférées hors UE, nous nous assurons que :

  • Le pays bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission Européenne, ou
  • Des garanties appropriées sont mises en place (clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne)

Vous serez informé de tout transfert de données hors UE et des garanties mises en place.

Durée de conservation des données

Vos données personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs précisés dans la présente politique de confidentialité, dans le respect des obligations légales.

Données de prospection

  • Prospects n’ayant pas donné suite : 3 ans à compter du dernier contact
  • Abonnés newsletter : jusqu’à votre désinscription + 6 mois

Données relatives aux formations

  • Dossiers de formation (stagiaires) : 3 ans après la fin de la formation (obligation légale Qualiopi)
  • Listes d’émargement : 3 ans (obligation légale)
  • Attestations et certificats : durée illimitée pour permettre les rééditions

Données comptables et fiscales

  • Factures et documents comptables : 10 ans (obligation légale)
  • Pièces justificatives : 6 ans

Données de connexion

  • Logs de connexion : 12 mois maximum (obligation légale)

Compte utilisateur

  • Compte actif : durant toute la période d’activité du compte
  • Compte inactif : suppression après 3 ans d’inactivité (après information préalable)

Au-delà de ces durées, vos données sont soit supprimées définitivement, soit archivées de manière sécurisée conformément aux obligations légales.

Sécurité des données

La sécurité de vos données personnelles est une priorité absolue pour SMD Formation.

Mesures techniques

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques rigoureuses :

  • Chiffrement SSL/TLS pour toutes les transmissions de données sensibles
  • Hébergement sécurisé chez des prestataires certifiés
  • Sauvegardes régulières et chiffrées des données
  • Pare-feu et systèmes de détection d’intrusion
  • Mises à jour régulières des systèmes et logiciels
  • Protection anti-virus et anti-malware

Mesures organisationnelles

  • Politique de mots de passe renforcée
  • Accès restreints aux données selon le principe du « besoin d’en connaître »
  • Formation régulière de notre personnel à la sécurité informatique et au RGPD
  • Procédures de gestion des incidents de sécurité
  • Contrats de confidentialité avec tous nos prestataires

Avertissement

Toutefois, il est important de noter qu’aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n’est sécurisée à 100%, et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

Recommandations :

  • Utilisez des mots de passe forts et uniques
  • Ne communiquez jamais vos identifiants à des tiers
  • Déconnectez-vous après chaque session, notamment sur des ordinateurs partagés
  • Signalez immédiatement toute utilisation suspecte de votre compte

Vos droits sur vos données personnelles

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Droit d’accès (article 15 RGPD)

Vous avez le droit d’obtenir :

  • La confirmation que vos données sont traitées
  • Une copie de vos données personnelles
  • Des informations sur les finalités du traitement, les catégories de données, les destinataires, la durée de conservation

Droit de rectification (article 16 RGPD)

Vous pouvez demander la correction de vos données inexactes, incomplètes ou obsolètes pour qu’elles soient exactes et à jour.

Droit à l’effacement / « droit à l’oubli » (article 17 RGPD)

Vous pouvez demander l’effacement de vos données dans les cas suivants :

  • Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités
  • Vous retirez votre consentement
  • Vous vous opposez au traitement
  • Les données ont fait l’objet d’un traitement illicite
  • Les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale

Attention : Ce droit n’est pas absolu. Nous pouvons être tenus de conserver certaines données pour respecter nos obligations légales (notamment en matière comptable et de formation professionnelle).

Droit à la limitation du traitement (article 18 RGPD)

Vous pouvez demander le gel temporaire du traitement de vos données dans les cas suivants :

  • Vous contestez l’exactitude des données
  • Le traitement est illicite mais vous ne souhaitez pas l’effacement
  • Nous n’avons plus besoin des données mais vous en avez besoin pour une réclamation
  • Vous vous êtes opposé au traitement, en attente de vérification

Droit d’opposition (article 21 RGPD)

Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données :

  • Pour des motifs légitimes
  • À des fins de prospection commerciale (opposition sans motif requis)

Droit à la portabilité (article 20 RGPD)

Vous avez le droit de :

  • Recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine
  • Demander le transfert direct de vos données à un autre responsable de traitement (lorsque techniquement possible)

Ce droit s’applique uniquement aux traitements basés sur votre consentement ou un contrat, et réalisés par des moyens automatisés.

Droit de définir des directives post-mortem (article 85 Loi Informatique et Libertés)

Vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, l’effacement et la communication de vos données après votre décès.

Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Ce retrait ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué avant le retrait.

Modalités d’exercice de vos droits

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter :

Par email : vae@smd-formation.fr / bdc@smd-formation.fr
Par courrier :
SMD Formation
Service Protection des Données
11 rue de Reims
93290 Tremblay-en-France

Informations à fournir

Pour des raisons de sécurité et éviter toute usurpation d’identité, votre demande doit comporter :

  • Vos nom, prénom et adresse email utilisée lors de votre inscription
  • Une copie d’un document d’identité signé (carte d’identité, passeport, permis de conduire)
  • La précision du droit que vous souhaitez exercer

Délais de réponse

Nous nous engageons à répondre à vos demandes dans un délai maximum de 1 mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de 2 mois supplémentaires compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Dans ce cas, nous vous en informerons dans le délai d’un mois avec les motifs de cette prolongation.

Gratuité

L’exercice de vos droits est gratuit. Toutefois, en cas de demandes manifestement infondées ou excessives (notamment en raison de leur caractère répétitif), nous pourrons soit exiger le paiement de frais raisonnables, soit refuser de donner suite à la demande.

Droit de réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) :

CNIL
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
Téléphone : 01 53 73 22 22
Site web : https://www.cnil.fr

Vous pouvez également déposer une plainte en ligne sur le site de la CNIL.

Cookies et technologies similaires

Qu’est-ce qu’un cookie ?

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  • Cookies persistants : maximum 13 mois conformément aux recommandations de la CNIL

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SMD Formation n’exerce aucun contrôle sur ces sites externes et ne peut être tenue responsable :

  • De leur contenu
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  • De leur politique de confidentialité

Nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de ces sites tiers avant de leur transmettre vos données personnelles.

Données des mineurs

Nos formations sont généralement destinées à un public majeur ou en âge de travailler. Si des formations sont ouvertes à des mineurs, nous recueillons systématiquement le consentement des titulaires de l’autorité parentale avant toute collecte de données personnelles.

Si vous êtes un parent ou un représentant légal et que vous découvrez que votre enfant nous a fourni des données personnelles sans votre consentement, merci de nous contacter immédiatement.

Profilage et décisions automatisées

SMD Formation n’utilise pas de procédés de prise de décision automatisée ou de profilage produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative.

Si nous devions mettre en place de tels traitements à l’avenir, vous en seriez informé et vos droits spécifiques seraient garantis (droit à l’intervention humaine, droit de contester la décision, droit d’exprimer votre point de vue).

Modifications de la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment afin de refléter :

  • Les changements dans nos pratiques
  • Les évolutions légales et réglementaires
  • L’ajout de nouveaux services
  • Les recommandations de la CNIL

Notification des modifications

  • Les modifications seront publiées sur cette page avec une nouvelle date de mise à jour
  • En cas de modification substantielle, vous serez informé par :
    • Un avis visible sur la page d’accueil du Site
    • Un email (si vous avez un compte ou êtes inscrit à notre newsletter)
    • Tout autre moyen approprié

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour être informé de tout changement.

Acceptation des modifications

Votre utilisation continue du Site après la publication des modifications vaut acceptation de la nouvelle politique de confidentialité. Si vous n’acceptez pas les modifications, vous devez cesser d’utiliser le Site et nous demander la suppression de vos données.

Contact et Délégué à la Protection des Données

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité, à l’exercice de vos droits en matière de données personnelles, ou pour toute préoccupation concernant la protection de vos données, vous pouvez nous contacter :

SMD Formation
Service Protection des Données
11 rue de Reims
93290 Tremblay-en-France

Email : vae@smd-formation.fr / bdc@smd-formation.fr
Téléphone : 06 61 55 60 96

Nous nous engageons à répondre à toutes vos interrogations dans les meilleurs délais et à vous fournir toute l’assistance nécessaire concernant la gestion de vos données personnelles.

Acceptation de la politique de confidentialité

En utilisant le Site https://smdformations.fr, en créant un compte utilisateur ou en vous inscrivant à une formation, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté la présente politique de confidentialité.

Si vous n’acceptez pas cette politique, nous vous remercions de ne pas utiliser notre Site et nos services.

Informations complémentaires spécifiques aux formations

CPF – Compte Personnel de Formation

Si vous utilisez votre CPF pour financer une formation, vos données seront transmises à la Caisse des Dépôts et Consignations qui gère le CPF. Cette transmission est nécessaire pour :

  • Valider votre inscription
  • Déclencher le paiement de la formation
  • Assurer le suivi administratif

Pour plus d’informations sur l’utilisation de vos données par la CDC : https://www.moncompteformation.gouv.fr

Pôle Emploi et financements publics

Si votre formation est financée par Pôle Emploi ou d’autres organismes publics, vos données seront transmises à ces organismes conformément à leurs exigences et réglementations.

OPCO et entreprises

Dans le cadre d’une formation continue ou professionnelle, vos données peuvent être partagées avec :

  • Votre employeur (pour les formations dans le cadre du plan de développement des compétences)
  • L’OPCO de votre branche professionnelle
  • Tout autre financeur de la formation

Plateforme de formation en ligne

Si vous accédez à une plateforme de formation en ligne (LMS – Learning Management System), celle-ci collecte des données supplémentaires :

  • Temps de connexion et de formation
  • Progression dans les modules
  • Résultats aux évaluations
  • Documents téléchargés

Ces données sont nécessaires au suivi pédagogique et à la délivrance des attestations de formation.

Certification Qualiopi

SMD Formation s’engage à respecter les exigences du référentiel national qualité Qualiopi en matière de protection des données et de respect de la vie privée des stagiaires.

Nous vous remercions de la confiance que vous nous accordez.

SMD Formation s’engage à protéger vos données personnelles et à respecter votre vie privée.

Document à jour au 13 octobre 2025
Version 1.0